Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce jest ECU-LAB, operator ecu-lab.online.

Wnioski dotyczące prywatności: contact@ecu-lab.online.

2. Zakres

Niniejsza Polityka dotyczy ecu-lab.online, Kont ECU-LAB, Pakietów, transakcji coinowych, Przetwarzania Automatycznego i Ręcznego, zgłoszeń oraz powiązanej komunikacji.

ECU-LAB jest przede wszystkim usługą B2B, jednak dane osobowe mogą dotyczyć osób prowadzących jednoosobową działalność, pracowników, przedstawicieli, techników, klientów i właścicieli pojazdów.

3. Co przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

• Dane konta i dane firmowe — imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, firma, adres rozliczeniowy, dane VAT/podatkowe, język i identyfikator konta. Cel: utworzenie i prowadzenie Konta. Podstawa: umowa; obowiązek prawny w zakresie danych fakturowych.
• Dane uwierzytelniające i dane bezpieczeństwa — skrót hasła, identyfikatory sesji/urządzeń, historia logowań, adres IP, przeglądarka/user-agent, sygnały nadużyć. Cel: zabezpieczenie Kont, egzekwowanie limitów sesji/urządzeń, zapobieganie oszustwom i współdzieleniu kont. Podstawa: prawnie uzasadnione interesy w zakresie bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom i egzekwowania umowy.
• Dane zamówień i dane techniczne — informacje o pojeździe/ECU, wybrane opcje, uwagi, listy DTC, historia zamówień, skróty (hash) i zdarzenia przetwarzania. Cel: identyfikacja plików, realizacja zamówień, dostarczanie i dokumentowanie Usługi. Podstawa: umowa; prawnie uzasadnione interesy w zakresie rozwiązywania problemów i audytu.
• Wgrane pliki ECU — pliki binarne, które mogą zawierać numer VIN lub inne identyfikatory pojazdu. Cel: wykonanie Przetwarzania Automatycznego lub Ręcznego oraz bezpieczne dostarczenie pliku. Podstawa: umowa.
• Zapisy dotyczące coinów i Pakietów — salda Zielonych/Czerwonych Coinów, zdarzenia księgi, pakiet, limity, potwierdzenia odblokowania. Cel: obciążanie dopiero po potwierdzeniu, zarządzanie uprawnieniami i rozstrzyganie sporów. Podstawa: umowa; prawnie uzasadnione interesy w zakresie dowodzenia transakcji.
• Dane płatnicze i księgowe — kwota, waluta, dostawca, status/referencja transakcji, dane faktury; bez pełnych danych karty. Cel: przyjęcie płatności, wystawianie faktur, uzgodnienia i wypełnianie obowiązków podatkowych. Podstawa: umowa; obowiązek prawny.
• Wsparcie i komunikacja — zgłoszenia, załączniki, treść wiadomości e-mail i powiadomienia serwisowe. Cel: obsługa zamówień i przekazywanie informacji o Usłudze. Podstawa: umowa; prawnie uzasadnione interesy.
• Zapisy akceptacji — zaakceptowany dokument/wersja, data i godzina, Konto, adres IP i user-agent. Cel: wykazanie historii umowy i zgód. Podstawa: prawnie uzasadnione interesy; obowiązek prawny tam, gdzie ma zastosowanie.
• Dane marketingowe — adres e-mail oraz zapis zgody/rezygnacji. Cel: wysyłanie ofert lub informacji. Podstawa: zgoda.
• Dane analityczne i dane z plików cookie — stan zgody i ograniczone dane o ruchu. Cel: zrozumienie sposobu korzystania i ulepszanie Usługi. Podstawa: zgoda w zakresie analityki, która nie jest niezbędna.

4. Pliki ECU i poufność

Plik ECU może zawierać numer VIN lub inny identyfikator powiązany z pojazdem albo z osobą fizyczną. Pliki traktowane są jako poufne, przechowywane poza publicznym katalogiem serwera, udostępniane przez wygasające podpisane odnośniki i ograniczone do Konta, które je przesłało, oraz do upoważnionego personelu.

ECU-LAB nie sprzedaje plików, nie publikuje ich, nie wykorzystuje ich do celów reklamowych ani do trenowania lub ulepszania modelu ogólnego przeznaczenia bądź modelu konkurencyjnego. Techniczne dopasowywanie niezbędne do wykonania zamówionej Usługi nie stanowi sprzedaży ani niezwiązanego ponownego wykorzystania.

5. Źródła danych

Większość danych pochodzi bezpośrednio od Klienta, jego upoważnionych użytkowników, z wgranych plików i z interakcji z Usługą. Dostawcy płatności przesyłają potwierdzenia transakcji. Dane bezpieczeństwa generowane są przez systemy i dostawców usług.

Jeżeli Klient przekazuje dane dotyczące innej osoby lub innego pojazdu, musi dysponować podstawą prawną i spełnić wymagane obowiązki informacyjne.

6. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

ECU-LAB nie sprzedaje danych osobowych. Dane ujawniane są wyłącznie w niezbędnym zakresie upoważnionym pracownikom, doradcom zawodowym, właściwym organom tam, gdzie wymaga tego prawo, oraz zakontraktowanym dostawcom usług:

• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia) — płatności kartą
• PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luksemburg) — płatności
• Cloudflare, Inc. (USA / węzły brzegowe w UE) — CDN, ochrona DDoS, tunel do silnika przetwarzania
• ecu-lab (dostawca hostingu) (ecu-lab) — hosting, kopie zapasowe
• ecu-lab (wysyłka e-maili) (ecu-lab) — poczta transakcyjna
• ecu-lab (własny hosting) (nasz własny serwer) — statystyki ruchu, wyłącznie za zgodą

Dostawcy otrzymują wyłącznie dane niezbędne do pełnienia swojej funkcji i są związani umową oraz obowiązkami z zakresu ochrony danych odpowiednimi do ich roli.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, ECU-LAB opiera się na zgodnym z prawem mechanizmie przekazywania, takim jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, oraz stosuje dodatkowe zabezpieczenia tam, gdzie są one wymagane.

Szczegóły mechanizmu stosowanego wobec konkretnego dostawcy udostępniane są na żądanie.

8. Okresy przechowywania

• Przygotowane Pliki Wynikowe — usuwane po pomyślnym pobraniu, z krótkim okresem operacyjnym.
• Pliki przygotowane, lecz nieopłacone — usuwane z chwilą upływu okna odblokowania.
• Wgrane pliki źródłowe — przechowywane wyłącznie na potrzeby przetwarzania, dostarczenia, rozwiązywania problemów oraz przez krótki okres operacyjny wskazany w interfejsie, a następnie usuwane, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne ze względu na zgłoszenie ręczne lub obowiązek prawny.
• Załączniki do zgłoszeń — zwykle usuwane 30 dni po zamknięciu lub rozwiązaniu zgłoszenia.
• Dane Konta, zamówień, Pakietów i księgi coinów — przez okres istnienia Konta, a następnie wyłącznie w zakresie niezbędnym do dochodzenia roszczeń, zapobiegania oszustwom i wypełnienia obowiązków prawnych.
• Faktury i dokumentacja księgowa — przez okres ustawowy wymagany właściwymi przepisami podatkowymi i o rachunkowości.
• Dowody akceptacji i transakcji — przez właściwy okres przedawnienia oraz czas trwania sporu.
• Logi bezpieczeństwa — okresowo rotowane i przechowywane dłużej wyłącznie w razie wykrytego incydentu lub wymogu prawnego.
• Zgody marketingowe — do czasu wycofania, wraz z minimalnym zapisem wykluczenia pozwalającym uszanować rezygnację.

Jeżeli nie wskazano stałego okresu, ECU-LAB ustala okres przechowywania na podstawie niezbędności, obowiązków ustawowych, terminów przedawnienia, ryzyka bezpieczeństwa i stanu sporu. Dane są usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane, gdy przestają być potrzebne.

9. Pliki cookie i podobne technologie

Ściśle niezbędne pliki cookie i pamięć lokalna obsługują logowanie, bezpieczeństwo, język, ciągłość zamówienia i preferencje zgód, a tam gdzie jest to dozwolone, wykorzystywane są bez zgody opcjonalnej. Analityka, która nie jest niezbędna, uruchamiana jest wyłącznie po wyrażeniu zgody.

ECU-LAB nie stosuje reklamowych plików cookie. Klient może zmienić wybory opcjonalne w ustawieniach plików cookie. Każdy plik cookie wymieniony jest pojedynczo w Polityce plików cookie.

10. Przetwarzanie zautomatyzowane

Usługa automatycznie porównuje techniczne cechy pliku z obsługiwanymi zapisami, którymi dysponuje, egzekwuje limity i oblicza koszt w coinach.

Operacje te służą wykonaniu zamówionej usługi i nie stanowią decyzji wobec osoby fizycznej wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnych w rozumieniu art. 22 RODO. ECU-LAB nie profiluje osób fizycznych na potrzeby reklamy.

11. Bezpieczeństwo

Środki obejmują szyfrowaną transmisję, hasła przechowywane w postaci skrótów, kontrolę dostępu, wygasające podpisane odnośniki do pobrania, przechowywanie poza publicznym katalogiem serwera, ograniczanie liczby żądań, zdarzenia audytowe, kontrolę jednej sesji, kopie zapasowe i procedury reagowania na incydenty.

Żaden system nie jest wolny od ryzyka. Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych rodzi obowiązek zawiadomienia, ECU-LAB zawiadamia właściwy organ i osoby, których dane dotyczą, w zakresie wymaganym prawem.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Z zastrzeżeniem RODO i mających zastosowanie ograniczeń osoby fizyczne mogą żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych, wnieść sprzeciw, a także wycofać zgodę bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie.

Jeżeli przetwarzanie opiera się na prawnie uzasadnionych interesach, sprzeciw zostanie oceniony pod kątem istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw. Wnioski można kierować na adres contact@ecu-lab.online. ECU-LAB może zweryfikować tożsamość i zwykle odpowiada w ciągu miesiąca, z zastrzeżeniem dopuszczalnych przedłużeń.

13. Komunikacja marketingowa

Materiały marketingowe wysyłane są wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody i zawierają możliwość rezygnacji.

Komunikaty serwisowe — alerty bezpieczeństwa, status zamówienia, faktury oraz zawiadomienia prawne lub operacyjne — są niezbędne do prowadzenia Konta i nie stanowią marketingu.

14. Zamknięcie Konta

Zamknięcie Konta kończy zwykłe korzystanie z Usługi i uruchamia usunięcie lub ograniczenie danych zgodnie z harmonogramem przechowywania. ECU-LAB może zachować dane faktur, płatności, zgód, bezpieczeństwa i sporów tam, gdzie jest to prawnie niezbędne.

Klient powinien pobrać potrzebne Pliki Wynikowe przed zamknięciem Konta, ponieważ ECU-LAB nie jest trwałym archiwum.

15. Zmiany niniejszej Polityki

Aktualna wersja i data wejścia w życie publikowane są wraz z niniejszą Polityką. O istotnych zmianach informujemy przez Konto lub, gdy jest to właściwe, pocztą elektroniczną. Nowa zgoda pozyskiwana jest wtedy, gdy wymaga tego podstawa prawna.